
Las notas que ha continuación comparto forman parte de un estudio algo extenso sobre la Ley 31/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que será publicado en breve.
Sin embargo, he querido compartir ciertas ideas sobre la Administraciñon electrónica y su regulación jurídica, que espero no resulten muy extensas.
Introducción
El desarrollo y evolución de la sociedad supone, como es lógico, la constante adaptación de sus integrantes, que no pueden permanecer inertes o ignorantes, a los distintos instrumentos que van surgiendo como consecuencia del avance tecnológico. Es de esta manera, como las nuevas tecnologías (TIC) han adquirido una gran importancia en la sociedad moderna y, en el escenario actual, nadie duda de que la utilización de las mismas en la actividad de la Administración Pública significa un mejoramiento en la calidad de vida de los administrados, al proporcionarse métodos de interacción y herramientas que simplifiquen los procedimientos administrativos e impulsen la participación ciudadana en la gestión de los servicios públicos.
El artículo 103 de la Constitución española establece que la Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales y actúa de acuerdo a los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. En virtud de lo anterior, el principio constitucional de eficacia exige la adaptación y utilización por parte de la Administración Pública, a los medios o distintos sistemas que ayuden a la mejora de la prestación de su actividad y su relación con los administrados.
El mejor servicio al ciudadano, como establece la exposición de motivos de la Ley 11/2007, constituye la razón de las reformas realizadas para configurar una Administración moderna que haga del principio de eficacia y eficiencia su eje vertebrador. De esta forma, la LAE centra al ciudadano como el pilar fundamental de la regulación al reconocer el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos y establecer como una obligación para tales Administraciones la adaptación y utilización de los mismos.
En concordancia con lo anterior, el artículo 3 LAE, establece que las finalidades de la Ley son:
• Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electrónicos.
• Facilitar el acceso por medios electrónicos de los ciudadanos a la información y al procedimiento administrativo, con especial atención a la eliminación de las barreras que limiten dicho acceso.
• Crear las condiciones de confianza en el uso de los medios electrónicos, estableciendo las medidas necesarias para la preservación de la integridad de los derechos fundamentales, y en especial los relacionados con la intimidad y la protección de datos de carácter personal, por medio de la garantía de la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos.
• Promover la proximidad con el ciudadano y la transparencia administrativa, así como la mejora continuada en la consecución del interés general.
• Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones.
• Simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participación y mayor transparencia, con las debidas garantías legales.
• Contribuir al desarrollo de la sociedad de la información en el ámbito de las Administraciones Públicas y en la sociedad en general.
No queda duda, pues, de que las TIC pueden ser herramientas que permitan a las Administraciones Públicas gestionar con mayor calidad, eficacia y eficiencia los servicios y recursos públicos, así como las relaciones entre los diversos órganos administrativos y las relaciones con los particulares.
I. La Administración electrónica
El término Administración electrónica ó E-Government, hace referencia al uso, por parte de la Administración Pública, de las nuevas tecnologías (Internet, móviles, entre otras) en las relaciones con los administrados y demás órganos administrativos. Esta nueva forma de relación va dirigida a transformar las distintas modalidades mediante las cuales la Administración actúa en la sociedad, bien sea, en la relación del gobierno con ciudadanos (G2C), relación del gobierno con empresas (G2B) o la relación inter-administraciones (G2G), con la finalidad de hacerlas más sencillas, convenientes, transparentes y más económicas.
De esta manera lo entiende el artículo 2 de la LAE, al establecer que la Ley será de aplicación:
• A las Administraciones Públicas, entendiendo por tales la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local, así como las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de las mismas.
• A los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.
• A las relaciones entre las distintas Administraciones Públicas.
Ahora bien, el principal reto que tiene la implantación de las TIC en la sociedad en general y en la Administración en particular, como sostiene la exposición de motivos de la Ley, es la generación de confianza suficiente que elimine o minimice los riesgos asociados a su utilización. La desconfianza nace de la percepción, muchas veces injustificada, de una mayor fragilidad de la información en soporte electrónico, de posibles riesgos de pérdida de privacidad y de la escasa transparencia de estas tecnologías.
Ello así, la LAE establece el régimen jurídico de la Administración electrónica con la finalidad de establecer las bases jurídicas de la misma y generar esa confianza y seguridad que se erigen como requisitos fundamentales para el éxito de la relación administrativa electrónica.
1. Antecedentes legislativos:
Los intentos por fomentar el uso de las nuevas tecnologías como motor de la actividad administrativa no son ajenos a la legislación española.
Como punto de partida, además del mencionado artículo 103 CE, debemos mencionar, en relación con el uso de la informática para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, el artículo 18 de la carta fundamental, que, en su apartado 4, establece que la ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.
Así lo entiende la exposición de motivos de la Ley 11/2007, al sostener que la legislación debe proclamar y erigirse sobre un principio fundamental como es la conservación de las garantías constitucionales y legales a los derechos de los ciudadanos y en general de las personas que se relacionan con la Administración Pública, cuya exigencia se deriva del artículo 18.4 CE, al encomendar a la ley la limitación del uso de la informática para preservar el ejercicio de los derechos constitucionales.
La Ley 30/1992, en su primera versión, estableció ya en su artículo 45 el impulso al empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por parte de la Administración al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las Administraciones cuando fuese compatible con los medios técnicos de que dispongan.
El mencionado artículo 45 LRJPAC fue desarrollado por el Real Decreto 263/1996, de 16 de Febrero, por el que se regula la Utilización de Técnicas electrónicas, informáticas y Telemáticas por la Administración General del Estado, con la pretensión de delimitar, en el ámbito de la Administración General del Estado, las garantías, requisitos y supuestos de utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas.
Esa previsión, junto con la de la informatización de registros y archivos del artículo 38 de la misma Ley en su versión originaria y, especialmente, en la redacción que le dio la Ley 24/2001 de 27 de diciembre al permitir el establecimiento de registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones por medios telemáticos, abría el paso a la utilización de tales medios para relacionarse con la Administración.
Simultáneamente, la misma Ley 24/2001 modificó el artículo 59 permitiendo la notificación por medios telemáticos si el interesado hubiera señalado dicho medio como preferente o consentido expresamente.
En el mismo sentido destacan las modificaciones realizadas en la Ley General Tributaria para permitir también las notificaciones telemáticas así como el artículo 96 de la nueva Ley General Tributaria de 2003 que prevé expresamente la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos.
Sin embargo, estos preceptos citados no lograron el éxito e impulso deseado al ser facultativos. Es decir, dejan en manos de las propias Administraciones determinar si los ciudadanos van a poder de modo efectivo, o no, relacionarse por medios electrónicos con ellas, según que éstas quieran poner en pie los instrumentos necesarios para esa comunicación con la Administración.
Por otro lado, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica regula en su artículo 4, el uso de la firma electrónica en las relaciones entre Administraciones Públicas e, igualmente, en las relaciones entre Administración Pública y los administrados.
2. Principios generales:
El artículo 1 de la LAE establece que las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias.
Adicionalmente, el artículo 4 LAE establece los principios generales que deben regir la utilización de las TIC en la actividad administrativa, en los siguientes términos:
• El respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de los Datos de Carácter Personal, en las demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la información y en sus normas de desarrollo, así como a los derechos al honor y a la intimidad personal y familiar.
• Principio de igualdad con objeto de que en ningún caso el uso de medios electrónicos pueda implicar la existencia de restricciones o discriminaciones para los ciudadanos que se relacionen con las Administraciones Públicas por medios no electrónicos, tanto respecto al acceso a la prestación de servicios públicos como respecto a cualquier actuación o procedimiento administrativo sin perjuicio de las medidas dirigidas a incentivar la utilización de los medios electrónicos.
• Principio de accesibilidad a la información y a los servicios por medios electrónicos en los términos establecidos por la normativa vigente en esta materia, a través de sistemas que permitan obtenerlos de manera segura y comprensible, garantizando especialmente la accesibilidad universal y el diseño para todos de los soportes, canales y entornos con objeto de que todas las personas puedan ejercer sus derechos en igualdad de condiciones, incorporando las características necesarias para garantizar la accesibilidad de aquellos colectivos que lo requieran.
• Principio de legalidad en cuanto al mantenimiento de la integridad de las garantías jurídicas de los ciudadanos ante las Administraciones Públicas establecidas en la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
• Principio de cooperación en la utilización de medios electrónicos por las Administraciones Públicas al objeto de garantizar tanto la interoperabilidad de los sistemas y soluciones adoptados por cada una de ellas como, en su caso, la prestación conjunta de servicios a los ciudadanos. En particular, se garantizará el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos y de los medios de identificación y autenticación que se ajusten a lo dispuesto en la presente Ley.
• Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos por las Administraciones Públicas, en cuya virtud se exigirá al menos el mismo nivel de garantías y seguridad que se requiere para la utilización de medios no electrónicos en la actividad administrativa.
• Principio de proporcionalidad en cuya virtud sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones. Asimismo sólo se requerirán a los ciudadanos aquellos datos que sean estrictamente necesarios en atención a la finalidad para la que se soliciten.
• Principio de responsabilidad y calidad en la veracidad y autenticidad de las informaciones y servicios ofrecidos por las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos.
• Principio de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las técnicas y sistemas de comunicaciones electrónicas garantizando la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas por los ciudadanos y por las Administraciones Públicas, así como la libertad de desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos las Administraciones Públicas utilizarán estándares abiertos así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
• Principio de simplificación administrativa, por el cual se reduzcan de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos administrativos, logrando una mayor eficacia y eficiencia en la actividad administrativa.
• Principio de transparencia y publicidad del procedimiento, por el cual el uso de medios electrónicos debe facilitar la máxima difusión, publicidad y transparencia de las actuaciones administrativas.
3. Régimen jurídico:
El régimen jurídico de la Administración electrónica se encuentra regulado en el Título II de la Ley 11/2007. No obstante lo anterior, no debemos olvidar, en ningún caso, la regulación establecida en otras normas básicas de la actividad administrativa, complementarias a la LAE, como lo son la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, para el caso de la identificación, tanto de las Administraciones Públicas como de los ciudadanos, la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, de importancia capital para el éxito y seguridad de las relaciones electrónicas, la Ley de Bases del régimen Local, para el ámbito local y, como acertadamente hace notar JOSÉ LUIS BLASCO DÍAZ , la aplicación integrada de sus preceptos también se proyectará sobre otra normativa de carácter sectorial, pero incidente en la materia, como lo es la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público o la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, entre otras.
a) La Sede electrónica:
El artículo 10 LAE define, en su apartado 1, a la sede electrónica como aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.
El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma, punto sobre el que volveremos Infra al hablar de la seguridad y la autenticidad de la información. Así, cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas, con sujeción a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso deberá garantizarse la identificación del titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.
Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.
Finalmente, el artículo 10 LAE dispone que la publicación en las sedes electrónicas de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
Ahora bien, siendo que la LAE somete, en reiteradas oportunidades, el uso de los medios electrónicos por parte de las Administraciones Públicas en sus relaciones con los ciudadanos a la integridad, veracidad y seguridad de la información y, en definitiva de la relación electrónica, surgen ciertas dudas al respecto. No es secreto que en los tiempos modernos la existencia de los denominados “delitos informáticos” es una realidad cada vez más frecuente. Desde fraudes económicos a ataques a sistemas de seguridad han llevado al legislador a incluirlos en el Código Penal como punibles.
Ello así, nos planteamos la siguiente pregunta: ¿Qué pasaría si durante un ataque informático a una sede electrónica se dicta un determinado acto administrativo?, es decir, hay que suponer que el ataque informático ha tenido como consecuencia la publicación de información errónea que ha afectado a procedimientos administrativos en curso o ha intervenido en un determinado procedimiento administrativo electrónico dictando un acto administrativo, ¿Sería ese acto administrativo nulo de pleno derecho de conformidad con el artículo 62 LRJPAC?.
El artículo 62 LRJPAC establece las causas de nulidad de pleno derecho de los actos administrativos en los siguientes términos:
“1. Los actos de las Administraciones públicas son nulos de pleno derecho en los casos siguientes:
• Los que lesionen los derechos y libertades susceptibles de amparo constitucional.
• Los dictados por órgano manifiestamente incompetente por razón de la materia o del territorio.
• Los que tengan un contenido imposible.
• Los que sean constitutivos de infracción penal o se dicten como consecuencia de ésta.
• Los dictados prescindiendo total y absolutamente del procedimiento legalmente establecido o de las normas que contienen las reglas esenciales para la formación de la voluntad de los órganos colegiados.
• Los actos expresos o presuntos contrarios al ordenamiento jurídico por los que se adquieren facultades o derechos cuando se carezca de los requisitos esenciales para su adquisición.
• Cualquier otro que se establezca expresamente en una disposición de rango legal.
2. También serán nulas de pleno derecho las disposiciones administrativas que vulneren la Constitución, las leyes u otras disposiciones administrativas de rango superior, las que regulen materias reservadas a la Ley y las que establezcan la retroactividad de disposiciones sancionadoras no favorables o restrictivas de derechos individuales.”.
En primer lugar, resulta claro y obvio que el acto administrativo dictado durante el ataque informático es anulable, de conformidad con el artículo 63 LRJPAC , para lo cual deberá instarse el procedimiento establecido para ello en la LRJPAC.
Ahora bien, en el caso del artículo 62 LRJPAC, no hay que olvidar que la nulidad de pleno derecho sólo se dará en los supuestos taxativamente enumerados en la norma.
Así, en la situación que estamos planteando, parece que sólo podemos acudir al supuesto de nulidad de pleno derecho por ser el acto administrativo constitutivo de infracción penal o dictado como consecuencia de ésta. El acto administrativo en sí mismo no constituye delito alguno, pero tiene su origen en un hecho delictivo, como lo es el ataque informático a la sede electrónica. Ello así, es indudable la relación causal entre el hecho delictivo y el acto administrativo, por lo que, basándose en el supuesto establecido en la norma, esto es, actos que sean consecuencia de ilicitud penal, puede considerarse nulo de pleno derecho.
b) Identificación y autenticación:
Establece el artículo 13 LAE, en relación con la identificación y autentificación de las partes en el procedimiento administrativo electrónico, que las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
Ello así, los ciudadanos podrán utilizar los siguientes sistemas de firma electrónica para relacionarse con las Administraciones Públicas, de acuerdo con lo que cada Administración determine:
a. En todo caso, los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad, para personas físicas.
b. Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas.
c. Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos, en los términos y condiciones que en cada caso se determinen.
Por su parte, las Administraciones Públicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:
a. Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrónica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.
b. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.
c. Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
d. Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.
En el caso de las personas físicas, podrán, de conformidad con el artículo 14 LAE, en todo caso y con carácter universal, utilizar los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad en su relación por medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El régimen de utilización y efectos de dicho documento se regirá por su normativa reguladora.
De igual manera, como establece el artículo 15 LAE, podrán los ciudadanos utilizar, además de los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad, sistemas de firma electrónica avanzada para identificarse y autenticar sus documentos.
La relación de sistemas de firma electrónica avanzada admitidos, con carácter general, en el ámbito de cada Administración Pública, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Dicha relación incluirá, al menos, información sobre los elementos de identificación utilizados así como, en su caso, las características de los certificados electrónicos admitidos, los prestadores que los expiden y las especificaciones de la firma electrónica que puede realizarse con dichos certificados.
Los certificados electrónicos expedidos a Entidades sin personalidad jurídica, previstos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica podrán ser admitidos por las Administraciones Públicas en los términos que estas determinen.
En relación con la utilización de otros sistemas de firma electrónica, dispone el artículo 16 LAE que las Administraciones Públicas podrán determinar, teniendo en cuenta los datos e intereses afectados, y siempre de forma justificada, los supuestos y condiciones de utilización por los ciudadanos de los mismos, tales como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos.
En aquellos supuestos en los que se utilicen estos sistemas para confirmar información, propuestas o borradores remitidos o exhibidos por una Administración Pública, ésta deberá garantizar la integridad y el no repudio por ambas partes de los documentos electrónicos concernidos.
Cuando resulte preciso, las Administraciones Públicas certificarán la existencia y contenido de las actuaciones de los ciudadanos en las que se hayan usado estas formas de identificación y autenticación.
Las sedes electrónicas, según dispone el artículo 17 LAE, utilizarán, para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente.
Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, establece el artículo 18 LAE que cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:
a. Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
b. Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
Los certificados electrónicos incluirán el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.
La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
Dispone el artículo 19 LAE que la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la Administración Pública, órgano o entidad actuante, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del personal a su servicio, de acuerdo con lo siguiente:
• Cada Administración Pública podrá proveer a su personal de sistemas de firma electrónica, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios.
• Podrá utilizarse la firma electrónica basada en el Documento Nacional de Identidad.
En los supuestos en que para la realización de cualquier operación por medios electrónicos se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún instrumento de los previstos en el artículo 13 LAE de los que aquel no disponga, establece el artículo 20 LAE que tal identificación o autenticación podrá ser validamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.
Para ello, el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio. Cada Administración Pública mantendrá actualizado un registro de los funcionarios habilitados para la identificación o autenticación descrita.
c) Registros electrónicos:
La LAE dispone, en su artículo 24, que las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
Los registros electrónicos podrán admitir:
a. Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
b. Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.
En cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración Pública. Las Administraciones Públicas podrán, mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.
En el ámbito de la Administración General del Estado se automatizarán las oficinas de registro físicas a las que se refiere el artículo 38 de la Ley 30/1992 , de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.
De conformidad con el artículo 25 LAE, las disposiciones de creación de registros electrónicos se publicarán en el Diario Oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a los efectos previstos en el artículo siguiente.
En la sede electrónica de acceso al registro figurará la relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en el mismo, así como, en su caso, la posibilidad de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.
Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.
Podrán aportarse documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad. Los registros electrónicos generarán recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la integridad y el no repudio de los documentos aportados.
En relación con el cómputo de plazos, dispone el artículo 26 LAE que lo registros electrónicos se regirán a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados como a las Administraciones Públicas por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.
Los registros electrónicos permitirán la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas. A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación.
d) Comunicaciones electrónicas:
Como consecuencia del derecho de los ciudadanos a comunicarse electrónicamente con la Administración, éstos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos, excepto en aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico. La opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá, en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido.
Por su parte, las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos.
De conformidad con el artículo 27 LAE, las comunicaciones a través de medios electrónicos serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas, del contenido íntegro de las comunicaciones y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas. Las Administraciones publicarán, en el correspondiente Diario Oficial y en la propia sede electrónica, aquellos medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con ellas.
Los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones se establecerán en cada caso de forma apropiada al carácter de los datos objeto de aquellas, de acuerdo con criterios de proporcionalidad, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
Las Administraciones Públicas utilizarán preferentemente medios electrónicos en sus comunicaciones con otras Administraciones Públicas. Las condiciones que regirán estas comunicaciones se determinarán entre las Administraciones Públicas participantes.
En relación con la práctica de la notificación por medios electrónicos, el artículo 28 LAE dispone que se requerirá que el interesado haya señalado dicho medio como preferente o haya consentido su utilización.
El sistema de notificación permitirá acreditar la fecha y hora en que se produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como la de acceso a su contenido, momento a partir del cual la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales.
Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común y normas concordantes, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.
Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común, excepto en los casos previstos como obligatorios.
Producirá los efectos propios de la notificación por comparecencia el acceso electrónico por los interesados al contenido de las actuaciones administrativas correspondientes, siempre que quede constancia de dichos acceso.
e) Documentos y archivos electrónicos:
- Documento administrativo electrónico:
El artículo 29 LAE dispone que las Administraciones Públicas podrán emitir validamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la LAE para la identificación electrónica de las Administraciones Públicas y autenticación del ejercicio de su competencia.
Por su parte, el artículo 46 LRJPAC, en su apartado 4, establece que tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
- Copias electrónicas:
El artículo 46 LRJPAC regula la validez y eficacia de documentos y copias en los siguientes términos:
1. Cada Administración Pública determinara reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
Por su parte, el artículo 30 LAE dispone que las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el citado artículo 46 de la Ley 30/1992, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.
Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992.
Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.
Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.
- Archivo de documentos electrónicos:
Dispone el artículo 31 LAE que podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
L
os medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
- El expediente electrónico:
El expediente electrónico, según dispone el artículo 32 LAE, es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.